Perguntas frequentes - WMS

1. Qual o principal objetivo do WMS?

Gerenciar o estoque em todas as localidades.

2. Quais as vantagens que o WMS nos traz?

Melhor gestão de estoque, agilidade ao localizar materiais, informação em tempo real e dados integrados com todos os departamentos.

3. O que devo fazer ao contratar um colaborador que irá fazer entregas de materiais (atendimento)?

Enviar o formulário de acesso ao Protheus para o suporte@kaefer.com e solicitar cadastro do colaborador apenas vinculado ao Protheus, sem acesso. Depois enviar e-mail ao suporte WMS para acesso ao OfficeTrack (app), e informar:

Nome/ mykaefer/ matrícula/ filial /armazém /IMEI celular.

Treinar o processo de distribuição e retorno.

4. O que devo fazer ao contratar um colaborador que irá receber materiais e efetuar lançamento de NF's?

Enviar o formulário de acesso ao Protheus para o suporte@kaefer.com e solicitar acesso aos módulos Estoque/Compras/Faturamento. Depois enviar e-mail ao suporte WMS para acesso ao OfficeTrack (app), e informar:

Nome/ mykaefer/ matrícula/ filial /armazém /IMEI celular.

Treinar o processo do WMS

5. Quais os horários das cargas de dados e especifique cada um deles?

Cargas do WMS todos os dias as 9hs e as 15hs com tempo estimado de 1h30.

Para recebimento de NF o robô recebe carga a cada 15 min.

6. O que é Office Track?

OfficeTrack é o software integrado ao Protheus e ao WMS, utilizado principalmente nos celulares, para realizar o recebimento de notas fiscais e seus materiais, além da distribuição e retorno de materiais na obra. Nele é possível fazer recebimento, armazenamento e conferência de materiais, assim como registrar movimentações deles através dos QR codes das prateleiras e dos produtos durante a distribuição dos materiais.

7. Descreva o passo a passo de uma entrega via OfficeTrack:

A entrega pelo Office Track (OT) funciona da seguinte maneira:  Primeiro, é necessário entrar no aplicativo do OT e seguir o caminho “Formulários” > “Distribuição”. Depois, deve-se fazer o reconhecimento do colaborador que está retirando o material. Caso seja colaborador RIP, é possível bipar seu crachá para que o preenchimento seja automático. Caso seja um colaborador de outra empresa, é necessário coletar nome do funcionário e nome da empresa para qual ele trabalha. Em seguida, é necessário entrar no campo “Tabela de Produtos”, onde é possível listar os produtos retirados pelo colaborador. O ideal é que o armazém esteja todo identificado, assim, bastará que seja feito o bipe do QR Code da etiqueta do produto, indicando quantidade (e se é código pai ou filho, caso necessário) e, posteriormente, bipar o endereço de onde foi retirado para que o OT reconheça de onde o material está saindo. Após isso é preciso identificar se é um EPI ou ativo. Em caso de EPI, indicar o CA do produto. Em caso de ativo, indicar o Nº do Patrimônio. Para finalizar, basta que a assinatura do funcionário que está recebendo os materiais seja coletada.

8. Tem como fazer entregas para não colaborador RIP? Explique.

Sim, é possível realizar a entrega de materiais para funcionários que não são da RIP, basta seguir os mesmos passos do processo padrão. Entretanto, no momento da identificação do colaborador, ao invés de bipar o crachá da RIP, é necessário indicar o nome de quem está retirando e para qual empresa ele trabalha, para que se tenha o controle correto de saída dos materiais.

9. Onde verifico os erros de recebimento?

Os erros ocorridos com no recebimento podem ser vistos pelo WMS, no ambiente "Dashboard - Recebimento". É possível enxergar e corrigir os erros de recebimento pelo WMS, no ambiente de Recebimento (do grupo Tarefas). Para resolvê-lo, é possível filtrar a NF, ir em Ações e editar a quantidade contada errada, alterando também o campo de desacordo e mudando o status de "erro" para "conferido"

10. Como deve ser feita as correções de entrega?

A correção dos erros demanda análise da situação. Erros, como definido no treinamento, "escritos a maior parte em inglês", na maior parte das vezes conseguem ser resolvidos apenas com o reenvio deles, aguardando os 15 minutos para que os dados sejam atualizados.  Entretanto, em caso de falta de saldo nos produtos, é necessária uma investigação mais profunda, pois nesses casos, podem ter ocorrido erros no armazenamento, erros na entrada da NF, falta de endereçamento etc. Portanto, é preciso conferir se a entrada da NF foi realizada e conferir o saldo dos produtos nos armazéns pelo Protheus (no ambiente “Produtos”), conferir se o material físico na prateleira bate com a etiqueta que foi bipada, conferir se não pode ter sido um engano entre código pai e filho. Ou seja, é preciso esgotar todas as opções. Caso seja necessário realizar a transferência de saldos entre armazéns, é necessário ficar atento ao custo, pois a transferência muda o saldo, mas o custo se mantém no armazém. Para resolver isso, é necessário emitir uma NF de transferência entre armazéns para que o custo seja ajustado.

11. Qual sistema utilizo para verificar a situação da NF?

O sistema utilizado para verificar a situação da NF é o Protheus.

12. O que significa as legendas da situação da NF.

13. Qual a diferença entre material de consumo e material de aplicação?

O material é de consumo quando utilizado para atender departamentos da Sede ou canteiro ou para realizar reparos dentro dos prédios da RIP. Já os materiais de aplicação são usados diretamente na obra e tem impacto direto no resultado do serviço que a RIP está prestando.

14. O que devo fazer quando aparecer a legenda "Retângulo Vermelho"?

Essa legenda indica que o material está com erro, ela indica divergência entre o recebimento no Protheus e o material físico. É necessário checar a unidade de medida para ver se o erro não é sobre ela. Caso não seja, é preciso que, no ato da entrega, se o material será devolvido ou se será regularizado no físico. Caso devolvam, é necessário fazer a recusa pelo ambiente NF almoxarife.

15. Quando a entrada é feita pelo Monitor NF, qual o próximo passo?

Quando a entrada é feita pelo Monitor, significa que a NF foi bipada. É necessário, em seguida ao bipe, que a NF seja lançada pelo setor fiscal. Após o lançamento, é necessário fazer o endereçamento manual para que o saldo seja integrado no sistema.

16. Onde verifico os erros de entrega? E como verifico?

Os erros ocorridos com as entregas (distribuição ou retorno) podem ser vistos pelo WMS, no ambiente "Dashboard - Distribuição" ou "Dashboard - Retorno". É importante manter controle desse ambiente e sempre verificar os erros, para evitar acúmulos que criem maiores problemas de resolução. É possível enxergar e corrigir os erros de entrega pelo WMS, no ambiente de Distribuição ou Retorno (do grupo Tarefas). Para resolvê-lo, é possível filtrar a entrega, ir em Ações e editar a divergência encontrada, alterando também o campo de desacordo e mudando o status de "erro" para "conferido"

17. Para gerar posição de estoque qual relatório utilizo?

Para gerar a é posição de estoque é necessário entrar no Protheus, e gerar os Relatórios de Saldo Analítico e Saldo por endereçamento, os dois relatórios precisam estar iguais.

SALDO ANALITICO

SALDO POR ENDEREÇAMENTO

18. No relatório de Saldo Analítico, o que significa saldo em empenho?

Saldo em empenho são os saldos que estão "reservados" em algum PV ou ST para que seja gerada uma nova NF.

19. Para que serve o Kardex?

O Kardex é um relatório que guarda todo o histórico de movimentações de um determinado item. Ele é ótimo para entender sobre as NF’s de entrada do material, se já foi emitida alguma NF de saída, assim como rastrear movimentos de endereços ou transferências de saldo.

20. Como gerar um relatório de Kardex?

21. Em saldo por endereçamento, qual a diferença entre saldo a distribuir e saldo em estoque?

O Saldo que consta no relatório de Saldo a distribuir contém os saldos que precisam ser endereçados, pois o recebimento foi feito através de Nota Fiscal lançada pelo Monitor NF de nota, inventário, ou através de ajustes no “Movimentações Internas”. Saldo em estoque é o que realmente tem no estoque endereçado.

22. Como é formado o custo médio dos produtos?

O custo médio dos produtos é formado pelas NFs de entrada relacionadas ao código do produto. Logo, é necessário que os pedidos e compras sejam sempre realizados no código certo, para evitar entrada em códigos divergentes, o que acarretaria um desvio no custo médio dos códigos envolvidos

23. Qual a principal atividade para um bom inventário?

Um bom planejamento garante um bom inventário, precisamos seguir os seguintes passos:

 - Organizar o estoque, identificar todos os materiais com seus respectivos códigos;

- Realizar uma reunião de alinhamento pra definir o escopo, data, prazo e responsável pelo inventário.

- Garantir que todas as movimentações estejam efetuadas no sistema, tanto de entrada como de saída. Além disso, é importante levar em consideração os saldos empenhados/romaneio e incluí-los na conta.

- As contagens precisam ser feitas com muita atenção para evitar recontagens desnecessárias.

24. Quando devemos efetuar a Terceira contagem?

A terceira contagem deve ser realizada apenas quando a primeira e a segunda contagem do inventário não baterem com a quantidade do saldo sistêmico. Assim, uma terceira é realizada como uma forma de revisar os erros das contagens anteriores e deve ser acompanhado pelo Responsável do Inventário pessoalmente.

25. Quem pode efetuar os ajustes no saldo de estoque?

Os ajustes dos saldos de estoque podem ser feitos por suprimentos localmente (Responsável do Inventário) em caso de inventário periódico. Já em caso de inventários gerais, é necessário que a localidade conte com o suporte da contabilidade e suprimentos da Sede para fazer os movimentos. Lembrando que todos os ajustes ficam registrados no sistema e podem ser auditados a qualquer momento.

26. Quais o passo a passo para uma boa implantação?

Para que a implantação seja bem feita, é necessário planejamento e organização. Logo, deve se seguir o passo a passo proposto. A implantação se inicia com o alinhamento do gestor dessa nova obra/armazém, em reunião é necessário definir as necessidades da localidade para que a implantação seja feita (como, por exemplo, a quantidade de celulares que serão utilizados). Também é necessário que o administrativo faça a impressão de todos os crachás dos colaboradores, para que as entregas de materiais sejam possíveis. Em seguida, é necessário que seja feita toda a identificação e organização dos materiais na localidade, para que assim o inventário seja facilitado. Como o WMS já está implantado em todas as filiais até o momento, apenas os contratos novos receberão implantação. Ou seja, não necessariamente haverá materiais na nova localidade para que sejam inventariados. Também é preciso se atentar aos acessos no Protheus e MyKaefer para os colaboradores, assim como se certificar de que os autorizados a movimentações no armazém estejam cadastrados nos locais de estoque. Com o intuito de que nenhum passo seja esquecido e de que nenhum detalhe fique para trás, existe o Checklist de implantação, que pode ser usado, também, para o planejamento prévio da implantação.